Im angemeldeten Zustand sieht man neben der Admin-Bar und dem Page-Menü noch einige weitere CMS-Bedienelemente. Für diesen Teil ist der Umschalter zwischen den drei Zuständen "Draft", "Preview" und "Live" interessant.
Im Draft-Modus sieht man alle gewohnten CMS-Bearbeitungswerkzeuge im Kontext der Seite. Wollte man nun einen Eindruck bekommen, wie eine Seite für den nicht angemeldeten Besucher aussieht, so musste man sich dafür vom CMS bisher abmelden, oder einen weiteren Browser verwenden, in dem man nicht angemeldet ist.
Stattdessen kann man nun auf Preview oder Live umschalten, um die Bearbeitungswerkzeuge auszublenden. Warum gibt es nun zwei verschiedene Modi dafür, was ist der Unterschied zwischen Preview und Live?
Bislang wurden Bearbeitungen von Texten etc. unmittelbar in der öffentlichen Version sichtbar. Diese Unmittelbarkeit ermöglichte zwar sehr schnelle Bearbeitungen der Inhalte, war aber gegenüber Vertippern oder anderen eigentlich harmlosen kleinen Fehlern bei der Bearbeitung wenig verzeihend. Schnell konnte es passieren, dass ein Element aus versehen gelöscht wurde, und unter Umständen mühsam neu angelegt werden musste.
Um diesen Zustand zu verbessern, gibt es nun zwei Versionen aller Seiten. Eine ist die Entwurfsversion, nur sie kann direkt bearbeitet werden. Die andere ist die Live-Version, nur sie kann von Außen gesehen werden. Änderungen werden nun immer an der Entwurfsversion vorgenommen, und dann in einem weiteren Arbeitsschritt in die Liveversion überspielt.
Ein minimaler Veröffentlichungsprozess funktioniert nun indem eine Änderung im Seitenkontext vorgenommen wird:
Nun die Änderung:
Wenn eine Seite in Entwurfsversion Änderungen enthält, welche noch nicht veröffentlicht wurden, die dies unter Anderem durch die Einblendung von einer zusätzlichen Schaltfläche unten links, rechts neben der Versionsauswahl angezeigt.
Durch Klick auf diesen "Commit"-Button öffnet sich zunächst ein Preview-Layer, in dem die geänderten Elemente hervorgehoben werden.
Wenn man nun mit einem Klick auf den weiteren "Commit"-Button oben rechts bestätigt, werden die Änderungen öffentlich gemacht. Bis zu diesem Zeitpunkt hätte man die Live-Version auswählen können, um einen Vorher-Nachher Vergleich zu der Änderung zu machen.
Dies ist, wie gesagt, ein minimales Beispiel. Oftmals müssen neben einer Seite noch weitere Elemente mitveröffentlicht werden, etwa neu hinzugefügte Bilder, oder andere Datenobjekte, wie zum Beispiel ein News-Eintrag. Diese auf der Seite vorkommenden Elemente müssen separat "abgenickt" werden, was über ein mehrschrittiges Bestätigen von Preview-Ansichten gelöst ist.
In der folgenden Ansicht muss beispielsweise zunächst ein Bild veröffentlicht werden, welches mit der Nächsten Änderung in der Seite eingesetzt werden soll:
Mitunter hat man mehr als nur ein paar Schritte, etwa wenn man mehrere Grafiken getauscht hat oder ähnliches. Um den Veröffentlichungs-Prozess dann abzukürzen, gibt es den Link "Commit all like this", mit dem automatisch die Veröffentlichung aller gleichartigen Elemente bestätigt werden kann.